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项目管理思想解析:如何启动项目

2019-10-09 17:01:12来源:励志吧0次阅读

启动

”好的开始是项目成功的一半“,项目成功的标准就是实现项目目标,而目标就是在启动时来确定。具体而言,此过程要分析干系人、确定项目目标以及找出制约因素和假设。

识别干系人

项目干系人就是和项目相关的人,他们要么参与项目过程,要么会受到项目影响,或影响到项目。例如奥运会项目各国运动员、教练、奥组委人员、志愿者等都属于第一类干系人;北京市民就属于第二类干系人,还有些施加影响和干扰的国际势力属于第三类人。每个项目都有很多干系人,通常你没有识别的干系人会对项目的进行造成意想不到的影响,因此启动首先要识别干系人。

案例:

晚餐项目,干系人非常简单,我和我爱人都是干系人。我爱人是项目发起人,发起项目并提出对项目的要求,我爱人也是团队成员中的专家角色。我是项目经理也是团队成员,我负责策划实施整个项目。同时俩都是客户。假如决定外出吃饭,饭店也算是干系人,假如项目包括外出买菜,菜贩子也属于干系人,具体而言,他们都是供应商(提供项目所需要的原材料和服务)。

分析干系人的需求和影响

项目成功的标准客观上是实现项目目标,主观上是干系人满意。满意的前提是了解干系人需求,需要注意的是,一个是干系人不明确表达自己潜在的需求,项目经理需要有优秀的沟通能力了解其潜在需求,另一点就是项目干系人往往需求不一致,而且有时候会矛盾,项目经理需记录下来他们各自需求,并进行平衡。在大型项目中,如果涉及到很多方干系人,项目经理还需要评估他们对项目的影响力和影响是正面的负面的,项目经理需要高度关注哪些影响力较强的干系人。

案例:

作为发起人和客户,我爱人的需求是:希望我独立完成项目;能够保证饭菜有一定的质量水平;饭菜样式搭配要合理;因为她晚餐后需要练习瑜伽,希望项目尽快完成;同时希望基于家里现有原材料进行。作为项目经理和团队成员,我的需求是:希望全程得到专家的技术支持;建议关键任务(如炒菜)由专家亲自完成。影响力评估,我们俩都有很强的影响力,因为在家里她是领导,她影响力比我大一点。

确定干系人目标

在了解项目干系人需求之后,需要将需求转化为具体的目标。目标和需求不同,需求是一种感觉,而目标必须是符合SMART原则的(具体、可衡量、可实现、相关的、有时间限制)。项目的目标可以从四个方面描述:范围(做什么不做什么),进度(什么时间做什么,用多长时间完成),成本(花多少钱),质量(做到什么程度为止)。

案例:

经过项目干系人多次交流,确定晚餐项目的目标如下:

1)范围目标:成果必须包括四菜、一汤和主食(米饭或馒头),搭配上需要有荤有素、有饭有汤、有凉有热

2)进度目标:项目必须在2小时内完成,当前时间是下午4点,完成时间为下午6点,这样才能保证7点半参加锻炼

3)质量目标:营养丰富、美味可口

4)成本目标:直接成本是原材料成本,间接成本是水、电、气。

确定目标优先级

通常干系人会提出很多目标,有些目标有时候是矛盾的,比如希望范围要多、进度要快、成本要少、质量要好。当目标较多时,需确定目标的优先顺序。这样做好处:可以集中精力满足关键目标。

案例:

经过使用目标优化矩阵,最终确定目标优先顺序:进度、质量、范围、成本。

说明:将纵轴上的项目依次与横轴上的项目对比,相对重要填 1,相对不重要则填 0,最后将数字相加,根据合计的数值进行优先排序

找出制约要素

制约要素就是当前存在的会对项目实施有限制的因素。如在培训项目中教室的大小、在工作中大多数项目事先确定的预算、事先确定的日期等等。了解这些,可以让计划更可行。

案例:

制约要素列表

1)必须使用家里现有原材料;

2)工具有限:电饭锅、铁锅、菜刀都只有一个;

3)厨房面积有限;

4)我的工作经验、能力、水平有限;

找出假设

假设就是项目成功的前提条件。如为了培训如期进行,需要老师能够及时到场、学员能到场、投影能正常工作,这些都是假设。假设充满不确定性、如果不成立就是风险。假设需要渐进明晰,开始了解少,在项目进行中需要逐步确认。

案例:

假设条件列表

1)有电、有气、有水

2)铁锅、电饭锅、菜刀、切菜板都是可用的

3)原材料有蔬菜、有肉

除了上述六个基本步骤之外,大型项目还需要正式任命项目经理、建立项目管理团队等工作。

挑战与要求

在此案例中,项目干系人较少,需求较一致,项目干系人容易识别,而在实际项目中,大多数项目涉及很多干系人,识别干系人是非常关键的任务。此外干系人的需求很模糊、表达不明确,而且,有些干系人的需求相互矛盾。这是在启动过程,项目经理面临的最大挑战。

在这个过程中,需要项目经理具备的能力包括:沟通(和陌生干系人会面,迅速建立良好的关系)、谈判(用来共同确定目标)、说服(让干系人相信你,听从你的建议)、观察力(对环境的观察、理解)、决策力(准确做出判断,必要情况下帮助干系人做出选择)、协调(和不同干系人沟通,召集会议等)。

”没有做计划,就是在计划失败“。做计划就是找出实现项目目标的途径。从项目管理的角度,计划包括下面至少8个步骤:

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